Die halbe Stunde, die jeden Tag verschwindet
Es sind selten die großen Projekte, die Zeit fressen. Es ist der Bericht, den jemand jeden Montag aus drei Dateien zusammenbaut. Der Ordner, aus dem Rechnungen von Hand umbenannt und einsortiert werden. Die Liste, die vor jeder Inventur neu gefiltert wird. Einzeln betrachtet wirkt das alles harmlos.
Rechnet man es aufs Jahr hoch, kommen schnell mehrere Arbeitswochen zusammen. Dazu kommt ein Risiko, das sich schlecht beziffern lässt: Solche Abläufe stecken meist im Kopf einer einzigen Person. Fällt sie aus, weiß niemand genau, in welcher Reihenfolge was passieren muss.
Automatisierung heißt in der Praxis nicht Roboter und künstliche Intelligenz, sondern ein sauber gebautes Skript, das die immer gleichen Schritte zuverlässig ausführt. Es läuft nachts, protokolliert, was es getan hat, und meldet sich, wenn etwas nicht stimmt.
Vorher, von Hand
Nachher, automatisiert
Was sich typischerweise automatisieren lässt
Womit wir automatisieren
Für die meisten Aufgaben ist Python das Mittel der Wahl, weil es sich gut lesen lässt und für fast jedes Format eine erprobte Bibliothek existiert. Auf Windows-Servern arbeiten wir zusätzlich mit PowerShell, auf Linux mit Bash und systemd. Für Abläufe, die mehrere Systeme betreffen, kapseln wir alles in Docker, damit es überall gleich läuft.
Skriptsprachen
Datenformate
Zeitsteuerung
Betrieb
So gehen wir vor
Ablauf beobachten
Wir lassen uns die Aufgabe einmal in Ruhe zeigen, so wie sie wirklich läuft, nicht wie sie beschrieben ist.
Sonderfälle sammeln
Was ist mit Stornos, Nachträgen oder der einen Kundennummer, die anders aufgebaut ist. Genau daran scheitern Automatisierungen sonst.
Skript bauen und testen
Erst im Testbetrieb mit echten Daten, ohne dass etwas geschrieben oder verschickt wird.
Parallelbetrieb
Eine Zeit lang läuft beides nebeneinander. So sehen Sie schwarz auf weiß, dass das Ergebnis stimmt.
Scharf schalten und überwachen
Danach läuft die Automatisierung eigenständig, mit Protokoll und Benachrichtigung im Fehlerfall.
Was Sie davon haben
Zeit für sinnvollere Arbeit
Ihre Leute kümmern sich um Kunden und Fachaufgaben statt um Copy-and-paste.
Gleichbleibende Qualität
Ein Skript macht den fünfhundertsten Durchlauf genauso sorgfältig wie den ersten.
Unabhängig von Personen
Der Ablauf ist festgehalten und läuft auch, wenn der Zuständige im Urlaub ist.
Schnell umgesetzt
Viele Automatisierungen sind in wenigen Tagen fertig und rechnen sich innerhalb weniger Monate.
Nachvollziehbar
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Sie können jederzeit nachsehen, was passiert ist.
Erweiterbar
Ist die Grundlage einmal da, lassen sich weitere Schritte mit geringem Aufwand ergänzen.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Eine grobe Rechnung hilft: Wenn eine Aufgabe wöchentlich eine Stunde kostet, sind das im Jahr rund fünf Arbeitstage. Viele Automatisierungen liegen im Aufwand darunter. Bei Aufgaben, die nur zweimal im Jahr anfallen, raten wir meistens ab, außer sie sind besonders fehleranfällig.
Skripte sind nicht in Stein gemeißelt. Ändert sich ein Dateiformat oder ein Ablauf, passen wir das an. Deshalb dokumentieren wir von Anfang an, was das Skript tut und woran es hängt. So ist eine Anpassung meist eine Sache von Stunden, nicht von Tagen.
Wir testen grundsätzlich zuerst ohne Schreibzugriff und lassen die Automatisierung danach eine Weile parallel zur Handarbeit laufen. Erst wenn die Ergebnisse übereinstimmen, wird umgestellt. Zusätzlich sichern wir die betroffenen Datenbestände vorher.
Nicht unbedingt. Kleine Automatisierungen laufen auf einem vorhandenen Server oder einem Rechner, der ohnehin durchläuft. Wenn es keinen passenden Ort gibt, stellen wir eine kleine Umgebung bereit, entweder bei Ihnen im Haus oder in unserem Rechenzentrum.
Nein. Automatisierung folgt klaren Regeln, die Sie vorher festlegen und die immer gleich angewendet werden. Das ist bei Aufgaben mit festen Abläufen genau richtig. Wo Regeln nicht ausreichen, weil zum Beispiel Freitext ausgewertet werden muss, kann eine KI-Komponente sinnvoll ergänzen.
Ja, denn genau dafür bauen wir die Überwachung mit ein. Sie bekommen eine Meldung, wenn ein Lauf fehlschlägt, aber auch wenn ein Lauf gar nicht erst gestartet ist. Stilles Versagen ist der häufigste Fehler bei selbstgebauten Automatisierungen, und den vermeiden wir bewusst.
Welche Aufgabe machen Sie jede Woche gleich?
Beschreiben Sie uns einen dieser Abläufe. Häufig lässt sich schon im ersten Gespräch abschätzen, ob sich die Automatisierung rechnet.